A leggyengébb láncszem – az ERP-bevezetés buktatói
Van két tehetséges, ambíciózus mérnök, akik felépítenek egy céget a semmiből. 23 év alatt felmegy a forgalom 4-5 milliárd forintra. 30 munkatárs, rengeteg munka, szépen növekszik a cég, új telephelyek is nyílnak. Már a következő generáció is vezető szerephez jut és aktívan részt vesz a cég irányításában, és ERP-bevezetés lehetőségén gondolkodnak. „Egyetlen” gond van csak: minden fejben van nyilvántartva, az emberek minden csip-csup bajukkal a főnökhöz szaladgálnak ahelyett, hogy tennék a dolgukat. Melyikük a leggyengébb láncszem?
Nem egy ilyen van
A legtöbb cég ezen a ponton elvérzik: olyan nagy lesz a fluktuáció, hogy már nincs, aki ismerje a céget, a termékeket… még inkább mindennel a főnökhöz szaladgálnak… ördögi kör. A tulajdonos feladja, belefásul vagy belebetegszik.
Amikor már nagyon fáj
A kitartóbbak megoldást keresnek, így talált meg engem István is (a nevét természetesen megváltoztattam).
István ezzel keresett meg:
“Szeretnénk bevezetni egy ERP-rendszert úgy, hogy közben megújítjuk a weboldalunkat-webshop-unkat is. Nálunk a folyamatok viszonylag jól szabályozottak, de szeretnénk szintet lépni ill. a belső hatékonyságot növelni, a párhuzamosságokat kigyomlálni.”
Tünetek ERP-bevezetés előtt
Istvánéknál mindenki elég jól tudja, mi a dolga, csak az adatoknak nincs egységes helye, így mindenki írja, ahova eszébe jut: papírra, Excel-be, e-mail-be … és telefonálással töltik az idejüket, hogy mindezt elmondják egymásnak.
Az értékesítők word-ben készítik az ajánlatokat, fejből írják be az opcionális tartozékokat, és csak szerencsés esetben értesül a gyártás, hogy az ajánlatból megrendelés lett, tehát le kellene gyártani a kiajánlott alkatrészt.
Nagyobb megrendelés esetén előfordul, hogy nincs elegendő készlet, és fejveszett telefonálgatás veszi kezdetét, hogy a vevői igény “most az egyszer” kielégíthető legyen.
Gyógyír a helyzetre
Le kell írni a folyamatokat – mind tevékenység (munkafolyamat), mind adatáramlás (rendszerfolyamat) szinten. És akkor a munkatársak ellenőrzése nem utólag történik, nem azért veszem elő a kollégát, mert elrontott valamit – ez frusztráció a munkatárs számára, kidobott idő a vezető számára –, hanem folyamatosan látom a rendszerben, beírt-e mindent a megfelelő helyre. Ha beírta, látom, hogy jól dolgozott, ha nem írta be, egyértelműen számonkérhetem, illetve segíthetem, hogy jobban csinálja.
Tapasztalatom szerint egy ilyen léptékű fejlesztésnek több alapvető tervezési kritériumnak kell megfelelnie.
Adattörzsek csak és kizárólag egy helyen lehetnek tárolva és nyilvántartva. Mindenféle fejlesztés és adatköltöztetés előtt, valamint ERP-bevezetés előtt fel kell mérni a céges folyamatokat, és rögzíteni kell, hogy pontosan milyen folyamatokra fogunk ERP-t használni, és milyen más folyamatokra fogunk más szoftvert használni, valamint mely adatokat hol fogunk tárolni és karbantartani, illetve hol fogjuk lekérdezni.
Meg kell először határozni az ERP-bevezetés célját, hogy hosszú távon hova akarnak eljutni vele, majd az odajutást fel kell bontani lépésekre.
A döntéshez érdemes az alábbi, hosszú távú kérdéseket megválaszolni:
Akarják-e számlázásra használni az ERP-t?
Szeretnék-e készletnyilvántartásra is használni az ERP-t?
Akarják-e a beszerzések megkönnyítésére használni az ERP-t, azaz tudni, mikor, miből kellene és mennyit beszerezni?
Milyen további folyamat(ok) automatizálására akarják még használni az ERP-t, azaz miben könnyítené még meg az életüket?
Mennyiben szeretnék vezetői információs rendszerként is használni az ERP-t, azaz a vezetőség milyen információt szeretne napi szinten kinyerni belőle?
Ön hol tart most az ERP-bevezetés rögös útján?
Sokan várnak még egy kicsit, ilyen-olyan indokokkal, míg végképp bedől, amit az elmúlt években kemény és jó munkával felépítettek.
Vannak olyanok is, mint Istvánék, akikkel megalkottunk egy átfogó koncepciótervet és hozzá egy kivitelezési ütemtervet is, de amikor szembesültek vele, hogy folyamat-áttekintés és adatrendezés szempontjából a fejlesztés részükről is milyen nagy munkával jár, inkább visszaléptek tőle. Inkább eldobták maguktól a szintlépés lehetőségét.
Ha Ön felismerte már, hogy mi (ki) a leggyengébb láncszem a cégében, ha már nem kifelé mutogat felelőst keresve a járványban, a beszállítókban, a munkatársakban, az x-edik vállalatirányítási rendszerben, a marketingben,
akkor már sokkal közelebb van a megoldáshoz, mint sok cégvezető.
Ha elfogadta már, hogy ahhoz, hogy a cége szintet lépjen, a vezetőnek is szintet kell lépnie: a kézi vezérlés helyett nyitott arra, hogy rendszerben dolgozzon,
akkor azon kevesek közé tartozik, akik a legnagyobb lépést már megtették.
Ha felkészült arra, hogy végigvigye az átalakítást,
akkor tudok Önnek segíteni a következőkben:
- Részletes koncepcióterv készítése
- Részletes kiviteli terv készítése
- Weboldal / webáruház készítése (mobilbarát, gyors, biztonságos, és SEO-barát)
- A webáruház összekötése az ERP-rendszerrel
Mielőtt döntést hoz, beszéljünk róla, mi kell cégszinten ahhoz, hogy egy ERP-bevezetés kifejtse pozitív hatását, és megtérülővé váljon. Közelítsük meg a témát először marketing-szempontból, és fejtsük ki a teljes rendszert!
